Ausschlussfristen: Ansprüche rechtzeitig und richtig sichern

Verfall und Verjährung auseinanderhalten

Die regelmäßige Verjährung beträgt nach § 195 BGB drei Jahre; ihr Beginn richtet sich grundsätzlich nach § 199 BGB. Eine wirksame Ausschlussfrist kann schon erheblich früher Handeln verlangen. Bei Verjährung ist außerdem die Erhebung einer Einrede von Bedeutung. Eine Verfallklausel verfolgt eine andere rechtliche Wirkung. Wer nur das Ende des dritten Jahres im Blick hat, kann deshalb eine vertragliche oder tarifliche Hürde übersehen. § 195 BGB § 199 BGB

Wo nach der Regelung gesucht werden muss

Mögliche Regelungsorte sind der Arbeitsvertrag, spätere Änderungsvereinbarungen und anwendbare Tarifverträge. Die arbeitsvertragliche Bezugnahme auf ein Tarifwerk gehört deshalb mit in die Prüfung. Ein einzelner aus dem Vertrag herausgelöster Satz reicht selten aus. Zu klären sind Herkunft, Wortlaut und zeitliche Fassung der Regelung. Ein tariflicher Ausschlussmechanismus darf nicht ohne Weiteres nach denselben Maßstäben behandelt werden wie eine vom Arbeitgeber vorformulierte Vertragsbedingung. Die AGB-Kontrolle setzt bei solchen Vertragsbedingungen insbesondere am Transparenzgebot an. § 307 BGB

Ein- und zweistufige Klauseln

Eine erste Stufe kann verlangen, dass der Anspruch gegenüber der anderen Vertragspartei geltend gemacht wird. Eine zweite Stufe kann zusätzlich die rechtzeitige gerichtliche Verfolgung verlangen, etwa nach einer Ablehnung. Fristbeginn, Länge, Adressat und verlangte Form ergeben sich aus der konkret anwendbaren Regelung. Die Bezifferung und Beschreibung müssen eine Zuordnung der Forderung ermöglichen. Ein allgemeiner Vorbehalt, man werde irgendwann alle offenen Ansprüche prüfen, kann dafür unzureichend sein. Die Klausel muss insgesamt gelesen werden. § 307 BGB

Mindestlohn und Transparenz

§ 3 MiLoG schützt den gesetzlichen Mindestlohn vor beschränkenden Vereinbarungen. Das BAG entschied am 18.09.2018 – 9 AZR 162/18 –, dass eine vom Arbeitgeber vorformulierte Verfallklausel, die auch den gesetzlichen Mindestlohn erfasst, in nach dem 31.12.2014 geschlossenen Arbeitsverträgen wegen Intransparenz insgesamt unwirksam sein kann. Der entschiedene Rechtsstreit betraf Urlaubsabgeltung. Gerade daran zeigt sich, dass eine fehlerhafte Mindestlohnausnahme Folgen über den Mindestlohnanteil hinaus haben kann. Vertragsdatum und Klauselfassung sind wesentlich. § 3 MiLoG BAG, Urteil vom 18.09.2018 – 9 AZR 162/18

Auch die verlangte Form muss geprüft werden

Bei vorformulierten Bedingungen ist § 309 Nr. 13 BGB bedeutsam. Die Norm begrenzt unter ihren Voraussetzungen, wie streng Erklärungen an eine Form gebunden werden dürfen. Für ältere Verträge, spätere Vertragsänderungen und Tarifregelungen ist die zeitliche und sachliche Anwendbarkeit gesondert zu prüfen. Aus einer im Vertrag gedruckten Anforderung „schriftlich“ folgt deshalb nicht ohne weitere Prüfung, welche Form heute rechtlich erforderlich ist. Für die Praxis bleibt der nachweisbare Zugang einer klaren Anspruchsmitteilung besonders wichtig. § 309 BGB

So wird die Unterlagensammlung verwertbar

Für jede Forderung sollten Rechtsgrund, Zeitraum, Fälligkeit, bisherige Zahlung und bereits versandte Mitteilungen nachvollziehbar festgehalten werden. Bei Überstunden sind andere Tatsachen erforderlich als bei Bonusansprüchen oder einer unstreitigen Monatsvergütung. Mitteilungen und Zustellnachweise sollten zusammen abgelegt werden. Die rechtliche Prüfung einer möglicherweise unwirksamen Klausel ist wichtig; sie ist aber kein praktischer Grund, eine noch erreichbare Frist ohne Not verstreichen zu lassen.

Was häufig übersehen wird

Eine Kündigungsschutzklage sichert nicht pauschal jede denkbare Geldforderung. Welche Ansprüche mit einem konkreten Klageantrag oder einer Erklärung gewahrt werden, muss gesondert untersucht werden. Ebenso ist die Fälligkeit nicht notwendig für alle Positionen identisch. Ein Schlussvergleich kann zudem eigene Erledigungsregelungen enthalten. Deshalb sollten Bestandsstreit, Vergütungsstreit, Ausschlussfristen und Vergleichswortlaut gemeinsam, aber jeweils mit ihren eigenen Voraussetzungen geprüft werden.

Für jeden Anspruch eine eigene Fristenzeile anlegen

Ausschlussfristen können Ansprüche schon lange vor dem Ende der gesetzlichen Verjährung erfassen. Für die Prüfung ist deshalb eine gesonderte Übersicht sinnvoll: Anspruchsart, betroffener Zeitraum, Fälligkeit, einschlägige Klausel, erste Geltendmachung und gegebenenfalls gerichtliche Weiterverfolgung. Bei monatlichen Vergütungsansprüchen können mehrere Fristen nebeneinander laufen. Eine einzige Notiz zum Ende des Arbeitsverhältnisses erfasst diese Staffelung häufig nicht. § 614 BGB § 195 BGB § 199 BGB

Auch die Fälligkeit lässt sich nicht bei allen Ansprüchen gleich bestimmen. Grundgehalt, Bonus, Überstundenvergütung und eine Schlusszahlung können verschiedenen Regeln folgen. Der genaue Auslöser ist daher der Klausel und der jeweiligen Anspruchsgrundlage zu entnehmen. Ob eine Klausel wirksam ist und welche Ansprüche sie überhaupt umfasst, bleibt ein eigenständiger Schritt. Eine vorsorgliche Fristenübersicht sollte nicht erst nach Abschluss dieses möglichen Streits angelegt werden. § 133 BGB § 157 BGB § 307 BGB

Was eine Forderung ausreichend erkennbar macht

Die Geltendmachung soll dem Empfänger erkennen lassen, welche Leistung verlangt wird. Eine allgemeine Erklärung, man behalte sich „alle Rechte“ vor, kann dafür zu unbestimmt sein. Für die praktische Vorbereitung sollten jedenfalls Art und Zeitraum des Anspruchs sowie Betrag oder eine nachvollziehbare Berechnungsgrundlage bezeichnet werden. Welche Genauigkeit erforderlich ist, hängt vom Anspruch, dem vorhandenen Wissen und dem konkreten Klauselwortlaut ab. § 133 BGB § 157 BGB

Eine Bitte um Prüfung oder um Zusendung von Unterlagen ist nicht ohne Weiteres dasselbe wie das Verlangen einer Zahlung. Ebenso muss die Erklärung an den richtigen Anspruchsgegner gelangen. Bei Konzernunternehmen oder einem Arbeitgeberwechsel ist die bloße Verwendung eines bekannten Markennamens nicht ausreichend, um diese Frage zu klären. Inhalt, Empfänger und nachweisbarer Zugang sind deshalb gemeinsam zu sichern. § 130 BGB § 133 BGB § 157 BGB

Eine zweite Stufe wird durch weitere Erinnerungen nicht automatisch erfüllt

Bei einer zweistufigen Ausschlussregelung kann nach der außergerichtlichen Forderung eine gerichtliche Geltendmachung innerhalb einer weiteren Frist erforderlich sein. Der Beginn dieser Stufe richtet sich nach dem konkreten Text, etwa nach einer Ablehnung oder dem Ausbleiben einer Reaktion innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Wer nur denselben Brief erneut versendet, hat damit nicht automatisch die vorgesehene gerichtliche Handlung vorgenommen. § 133 BGB § 157 BGB

Auch eine bereits laufende Kündigungsschutzklage sollte nicht pauschal als Absicherung jeder denkbaren Geldforderung behandelt werden. Ob sie für einen bestimmten Anspruch und eine konkrete Friststufe ausreicht, bedarf einer gesonderten Prüfung. Sicherer Ausgangspunkt der Organisation ist deshalb, Zahlungsansprüche als eigene Positionen zu erfassen und die erforderlichen Verfahrensschritte rechtzeitig zu klären. Der wirtschaftliche Zusammenhang mit der Kündigung ersetzt diese Zuordnung nicht. § 4 KSchG § 133 BGB § 157 BGB

Was die Mindestlohnentscheidung tatsächlich erfasst

Der gesetzliche Mindestlohn ist besonders geschützt. § 3 MiLoG verhindert Vereinbarungen, die seine Geltendmachung beschränken oder ausschließen. Das BAG hat darüber hinaus eine nach dem 31. Dezember 2014 vereinbarte, vom Arbeitgeber vorformulierte umfassende Verfallklausel als insgesamt unwirksam beurteilt, weil sie den gesetzlichen Mindestlohn nicht ausnahm und deshalb intransparent war. Das kann auch für andere von dieser konkreten Klausel erfasste Ansprüche bedeutsam sein. § 3 MiLoG BAG, Urteil vom 18.09.2018 – 9 AZR 162/18

Die Entscheidung darf nicht in den Satz verkürzt werden, jede Ausschlussfrist sei seit Einführung des Mindestlohns unwirksam. Vertragsdatum, spätere Vereinbarungen, Formulierung und Regelungsquelle sind zu prüfen. Eine tarifliche Ausschlussfrist unterliegt nicht ohne Weiteres derselben AGB-Kontrolle wie ein vom Arbeitgeber gestellter Vertrag. Auch bei einer unwirksamen Klausel können andere Einwendungen oder die gesetzliche Verjährung verbleiben. BAG, Urteil vom 18.09.2018 – 9 AZR 162/18 § 310 BGB § 195 BGB

Formanforderung und Verjährung separat kontrollieren

§ 309 Nr. 13 BGB begrenzt in seinem Anwendungsbereich Formanforderungen für Anzeigen und Erklärungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Ob eine konkrete arbeitsvertragliche Regelung deshalb unwirksam ist, hängt unter anderem von ihrer Fassung, der zeitlichen Anwendbarkeit und der Herkunft der Klausel ab. Eine tarifliche Schriftformregel und eine neuere Formularvertragsklausel dürfen deshalb nicht ohne Prüfung gleichbehandelt werden. § 309 BGB § 310 BGB

Die regelmäßige Verjährung ist daneben nach §§ 195, 199 BGB zu betrachten. Ein einfaches Forderungsschreiben hemmt sie grundsätzlich nicht schon durch seine Absendung. Das Gesetz nennt eigene Hemmungstatbestände, darunter Verhandlungen und bestimmte Maßnahmen der Rechtsverfolgung. Ob tatsächlich Verhandlungen bestehen und welche Wirkung dies auf eine zusätzliche Ausschlussfrist hat, sollte konkret geprüft werden; aus einem freundlichen Zwischenbescheid folgt keine pauschale Fristverlängerung für alle Ansprüche. § 195 BGB § 199 BGB § 203 BGB § 204 BGB

Zwei typische Entscheidungssituationen

Fiktives Beispiel – monatlich fehlende Zulage: Eine Arbeitnehmerin wartet ein halbes Jahr auf die interne Klärung einer monatlichen Zulage. Eine mögliche Ausschlussfrist kann für jeden Monat gesondert beginnen. Die laufenden Gespräche müssen deshalb zusammen mit der Klausel und den konkreten Geltendmachungen geprüft werden. § 614 BGB § 133 BGB § 157 BGB

Fiktives Beispiel – erste Forderung fristgerecht, Klage zu spät: Ein Arbeitnehmer verlangt schriftlich Zahlung, erhält eine Ablehnung und sendet weitere Mahnungen. Enthält die wirksame Klausel eine zweite gerichtliche Stufe, können bloße Erinnerungen unzureichend sein. Entscheidend sind deren genauer Auslöser, Dauer und die rechtzeitig erforderliche Handlung. § 133 BGB § 157 BGB

Passende Arbeitshilfen und Rechtsprechung

• Checkliste: Ausschlussfristen: Ansprüche rechtzeitig und richtig sichern
• BAG, 18.09.2018 – 9 AZR 162/18: Ausschlussklausel und Mindestlohn