Überstunden: Vergütung, Nachweise und Arbeitszeit

1. Was als Überstunde zählt

Ausgangspunkt ist die vereinbarte Arbeitszeit. Sie kann sich aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer einschlägigen betrieblichen Regelung ergeben. Erst der Vergleich mit der tatsächlich geschuldeten und geleisteten Zeit zeigt, ob Mehrarbeit vorliegt. Anwesenheitszeit, Arbeitszeit und vergütungspflichtige Zeit sind nicht in jeder Konstellation deckungsgleich.

Bei flexiblen Modellen können Ausgleichszeiträume und Zeitkonten maßgeblich sein. Dann ist nicht jede einzelne längere Schicht sofort eine auszuzahlende Überstunde. Umgekehrt ist ein positiver Kontostand nicht schon deshalb bedeutungslos, weil die Arbeitszeit flexibel verteilt wird. Die konkrete Vereinbarung muss die Grundlage der Prüfung bilden.

2. Warum die Veranlassung durch den Arbeitgeber zählt

Für einen Vergütungsanspruch muss grundsätzlich dargelegt werden, an welchen Tagen von wann bis wann gearbeitet oder auf Weisung zur Arbeit bereitgestanden wurde. Hinzukommt die Zurechnung zum Arbeitgeber: Die Überstunden müssen etwa angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der zugewiesenen Arbeit erforderlich gewesen sein (BAG, 04.05.2022 – 5 AZR 359/21).

Wer lediglich länger am Arbeitsplatz bleibt, kann dadurch nicht beliebig einen Zahlungsanspruch erzeugen. Umgekehrt muss eine Anordnung nicht stets aus einem förmlichen Schreiben bestehen. Entscheidend sind die tatsächlichen Umstände und ihre Nachweisbarkeit.

Sinnvoll ist deshalb eine zeitnahe Dokumentation mit Datum, Beginn, Ende, Pausen, Aufgabe und Anlass der zusätzlichen Arbeit. Soweit vorhanden, sollten die dazugehörigen Anweisungen, Dienstpläne oder Freigaben aufbewahrt werden. Eine spätere grobe Schätzung über mehrere Monate ist wesentlich schwieriger zu überprüfen.

3. Zeiterfassung und Vergütung unterscheiden

Der Beschluss BAG, 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 betrifft die Pflicht zur Einrichtung eines Systems zur Erfassung der Arbeitszeit auf Grundlage von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung. Die Erfassung dient insbesondere dem Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Daraus folgt nicht automatisch, dass jede erfasste Anwesenheitsminute zusätzlich zu vergüten ist. Die Entscheidung 5 AZR 359/21 behandelt eigenständig die Darlegungs- und Beweislast im Vergütungsprozess. Für die Praxis sollten deshalb Zeiterfassung, Pausen, Aufgaben und betriebliche Anordnungen zusammen betrachtet werden.

Auch Arbeitgeber benötigen eine nachvollziehbare Organisation: Wer darf Mehrarbeit anordnen, wie wird sie freigegeben, und wie wird unerwünschte Mehrarbeit unterbunden? Ein bloßes Fehlen einer formal vorgesehenen Freigabe beantwortet nicht jede Frage nach tatsächlicher Billigung oder Duldung.

4. Sind Überstunden mit dem Gehalt abgegolten?

Eine vorformulierte Klausel muss transparent erkennen lassen, was mit der vereinbarten Vergütung abgegolten sein soll. Das BAG hat eine unbestimmte pauschale Überstundenabgeltung an § 307 BGB gemessen und beanstandet (BAG, 01.09.2010 – 5 AZR 517/09). Die konkrete Formulierung und der Umfang der erfassten Arbeit sind deshalb entscheidend.

Ist eine Klausel unwirksam, steht damit noch nicht jeder behauptete Zahlungsbetrag fest. Es bleiben die tatsächliche Leistung, die Zurechnung und die Vergütungsgrundlage zu prüfen. § 612 BGB kann eine Rolle spielen, wenn eine Vergütung den Umständen nach zu erwarten ist. Die Erwartungen lassen sich nicht für alle Tätigkeiten und Vergütungsmodelle pauschal gleichsetzen.

Ein Vertrag sollte deshalb vollständig gelesen werden: Arbeitszeit, Vergütung, variable Bestandteile, Zeitkonto und Ausschlussklausel können an verschiedenen Stellen geregelt sein. Eine einzelne herauskopierte Zeile reicht für die Beurteilung oft nicht aus.

5. Auszahlung, Zuschläge oder Freizeitausgleich?

Bei Teilzeit müssen Zuschlagsschwellen gesondert geprüft werden. Eine tarifliche Regelung, die auch für Teilzeitkräfte erst nach Überschreiten der Vollzeitarbeitszeit Zuschläge vorsieht, kann ohne sachlichen Grund diskriminierend sein (BAG, 05.12.2024 – 8 AZR 370/20). Daraus folgt ein konkreter Prüfbedarf für die jeweilige Regelung, keine einheitliche Zuschlagshöhe für alle Beschäftigten.

Welche Form des Ausgleichs geschuldet ist, richtet sich nach der einschlägigen Grundlage. Ein Anspruch auf Grundvergütung ist nicht dasselbe wie ein Anspruch auf einen besonderen Überstundenzuschlag. Tarifverträge können Zuschläge und Ausgleichsregeln vorsehen; eine allgemeine gesetzliche Zuschlagspflicht für jede Überstunde folgt daraus nicht.

Ein Freizeitausgleich setzt eine tragfähige Regelung und eine entsprechende Gewährung voraus. Bei Zeitkonten muss geklärt werden, wann ein Guthaben fällig wird, wie es abgebaut werden darf und was bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt. Eine Freistellung im Kündigungszeitraum sollte ausdrücklich erkennen lassen, welche Ansprüche damit erfüllt werden sollen.

6. Arbeitszeitgrenzen bleiben zu beachten

§ 3 ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich auf acht Stunden. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden setzt den gesetzlich vorgesehenen Ausgleich voraus. Weitere Vorschriften zu Ruhepausen, Ruhezeiten und Ausnahmen sind zusätzlich zu prüfen.

Die Frage nach einem Zahlungsanspruch darf diese Schutzregeln nicht verdecken. Dass Mehrarbeit bezahlt wird, macht sie nicht automatisch arbeitszeitrechtlich zulässig. Umgekehrt muss die Vergütungsfrage auch bei einem möglichen Verstoß eigenständig geprüft werden.

7. Ausschlussfristen und Verjährung

Arbeits- und Tarifverträge können Ausschlussfristen enthalten, die eine zeitnahe Geltendmachung verlangen. Ob eine Klausel wirksam ist und welche Ansprüche sie erfasst, muss anhand des Wortlauts geprüft werden. Das BAG hat etwa eine nach dem 31. Dezember 2014 vereinbarte vorformulierte Klausel beanstandet, die den gesetzlichen Mindestlohn nicht ausnahm (BAG, 18.09.2018 – 9 AZR 162/18).

Daraus darf nicht geschlossen werden, jede Ausschlussfrist sei unwirksam. Form, Umfang, Entstehungszeit und rechtlicher Kontext sind entscheidend. Bei zweistufigen Klauseln kann nach einer außergerichtlichen Geltendmachung zusätzlich eine gerichtliche Durchsetzung innerhalb einer weiteren Frist erforderlich sein.

Daneben sind §§ 195, 199 BGB zur regelmäßigen Verjährung zu beachten. Ein allgemeiner Hinweis, man habe „noch Überstunden“, kann für eine hinreichend bestimmte Geltendmachung unzureichend sein.

8. Unterlagen für eine belastbare Forderung

Benötigt werden Vertrag und Tarifregelungen, Arbeitszeitaufzeichnungen, Dienstpläne, Freigaben oder Anweisungen, Abrechnungen und die Entwicklung eines Zeitkontos. Für streitige Tage sollten konkrete Aufgaben und mögliche Zeugen benannt werden können. Pausen und bereits erfolgter Freizeitausgleich gehören ebenfalls in die Übersicht.

Eine geordnete Darstellung sollte die zusätzliche Arbeit je Zeitraum nachvollziehbar machen und bereits bezahlte oder ausgeglichene Zeiten berücksichtigen. Unsere Fragen mit der Kanzlei besprechen → unterstützen die Vorbereitung. Bei einer Beendigungsvereinbarung ist vor Unterzeichnung einer Ausgleichsklausel zu klären, was mit dem Zeitguthaben geschehen soll.