Urlaub: Anspruch, Verfall, Krankheit und Abgeltung

1. Wie viel gesetzlicher Urlaub besteht?

§ 1 BUrlG gewährt bezahlten Erholungsurlaub. § 3 BUrlG nennt mindestens 24 Werktage bei einer Sechstagewoche. Bei einer Fünftagewoche entspricht das grundsätzlich 20 Arbeitstagen. Bei einer anderen Verteilung der Arbeitstage muss die Berechnung entsprechend angepasst werden. Entscheidend ist die Zahl der Tage mit Arbeitspflicht, nicht allein die wöchentliche Stundenzahl.

Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können zusätzlichen Urlaub vorsehen. Dieser Mehrurlaub muss bei der Prüfung vom gesetzlichen Mindesturlaub unterschieden werden. Ob für beide dieselben Regeln gelten, hängt von der jeweiligen Vereinbarung ab. Eine pauschale Anwendung einer Vertragsklausel darf den gesetzlichen Mindestschutz nicht unterschreiten.

Besondere zusätzliche Ansprüche können hinzukommen, etwa der Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen nach § 208 SGB IX. Die Anspruchshöhe sollte deshalb anhand aller einschlägigen Regelungen ermittelt werden.

2. Beginn, Wartezeit und Ausscheiden

Der volle gesetzliche Urlaubsanspruch wird nach § 4 BUrlG erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben. § 5 BUrlG regelt Teilurlaub für bestimmte Fälle, etwa bei Ausscheiden vor erfüllter Wartezeit oder nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte.

Daraus folgt, dass eine Zwölftelung nicht bei jedem Ausscheiden im Kalenderjahr richtig ist. Insbesondere bei einem Ende in der zweiten Jahreshälfte nach erfüllter Wartezeit muss zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und gegebenenfalls anders geregeltem Mehrurlaub unterschieden werden. Beschäftigungsbeginn, Enddatum und bereits gewährte Tage sind die nötige Tatsachengrundlage.

Bei einem Arbeitgeberwechsel verhindert § 6 BUrlG doppelte Ansprüche für bereits gewährten Urlaub. Der bisherige Arbeitgeber muss eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen. Diese Bescheinigung ist etwas anderes als das Arbeitszeugnis.

3. Wer bestimmt den Urlaubszeitraum?

Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Entgegenstehen können dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Urlaubswünsche anderer Beschäftigter. Nicht jede organisatorische Unbequemlichkeit beantwortet die rechtliche Abwägung.

Eine dokumentierte Beantragung erleichtert die Klärung, welche Tage gewünscht wurden und wie der Arbeitgeber reagiert hat. Bei einer Ablehnung sollten die Gründe konkret erfragt werden. Aus einem gestellten Antrag allein folgt keine Erlaubnis, eigenmächtig der Arbeit fernzubleiben. Bei einem zeitkritischen Streit kann gerichtlicher Rechtsschutz zu prüfen sein.

Für Arbeitgeber ist eine transparente Planung wichtig: konkurrierende Wünsche, betriebliche Gründe und bereits erteilte Zusagen sollten nachvollziehbar behandelt werden. Pauschale Aussagen wie „in dieser Abteilung geht Urlaub grundsätzlich nicht“ ersetzen die konkrete Prüfung nicht.

4. Urlaubsentgelt, Urlaubsgeld und Abgeltung

Urlaubsentgelt ist die während des Urlaubs fortzuzahlende Vergütung. § 11 BUrlG regelt ihre Bemessung grundsätzlich anhand des durchschnittlichen Arbeitsverdienstes der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn; zusätzlich für Überstunden gezahlter Verdienst bleibt dabei grundsätzlich außer Betracht. Das ist kein Anspruch auf ein zusätzliches Urlaubsgeld.

Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Leistung, die eine eigene Grundlage braucht, etwa im Vertrag oder Tarifvertrag. Urlaubsabgeltung bezeichnet dagegen die Auszahlung noch bestehenden Urlaubs, der wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden kann. Diese Begriffe sollten auch in einer Beendigungsvereinbarung nicht austauschbar verwendet werden.

5. Verfall und Hinweispflichten des Arbeitgebers

Der gesetzliche Ausgangspunkt ist die Gewährung und Inanspruchnahme im laufenden Kalenderjahr (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Nach BAG, 19.02.2019 – 9 AZR 541/15 setzt der Verfall regelmäßig voraus, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer tatsächlich in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub zu nehmen. Dazu gehören eine konkrete Aufforderung und ein klarer, rechtzeitiger Hinweis auf drohenden Verfall.

Eine allgemeine Erinnerung an „Resturlaub“ oder ein bloßer Hinweis im Vertrag beantwortet nicht in jedem Fall, ob diese Anforderungen erfüllt sind. Für eine Prüfung müssen deshalb die konkreten Mitteilungen, ihr Zeitpunkt, die betroffenen Urlaubstage und die Möglichkeit der tatsächlichen Inanspruchnahme zusammen betrachtet werden.

Arbeitnehmer sollten alte Urlaubsstände und erhaltene Hinweise aufbewahren. Arbeitgeber sollten die Erfüllung ihrer Mitwirkung nachvollziehbar dokumentieren. Die Frage, ob Urlaub verfallen ist, ist von der Frage der Verjährung zu unterscheiden.

6. Verjährung älterer Urlaubsansprüche

Das BAG hat für den gesetzlichen Urlaubsanspruch entschieden, dass die regelmäßige Verjährungsfrist grundsätzlich erst am Ende des Jahres beginnt, in dem der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch freiwillig nicht genommen hat (BAG, 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Grundlage sind die Verjährungsvorschriften in unionsrechtskonformer Anwendung.

Deshalb kann die pauschale Aussage, alle mehr als drei Jahre alten Urlaubstage seien erledigt, unzutreffend sein. Daraus folgt umgekehrt nicht, dass jeder behauptete alte Resturlaub ohne weitere Prüfung unbegrenzt durchsetzbar wäre. Bestand, Umfang, Erfüllung und die jeweiligen Zeiträume müssen nachvollzogen werden.

Am Ende des Arbeitsverhältnisses ist besonders sorgfältig zwischen dem ursprünglichen Urlaubsanspruch und dem daraus möglicherweise entstehenden Abgeltungsanspruch zu unterscheiden. Ein Geldanspruch hat eigene Fälligkeits- und Fristfragen.

7. Krankheit während eines genehmigten Urlaubs

Wird ein Arbeitnehmer während des Urlaubs arbeitsunfähig, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Krankheitstage nach § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Eine bloße Erkrankung ohne Arbeitsunfähigkeit genügt dafür nicht. Die allgemeinen Anzeige- und Nachweispflichten sind zusätzlich zu beachten.

Der Urlaub verlängert sich dadurch nicht eigenmächtig um die ausgefallenen Tage. Nach Ende des bewilligten Zeitraums muss die weitere Arbeits- oder Urlaubsplanung geklärt werden. Für eine spätere Prüfung sollten Urlaubsgenehmigung, Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit und die erforderlichen Nachweise zusammen aufbewahrt werden.

8. Langzeiterkrankung: keine pauschale 15-Monats-Antwort

Bei langandauernder Arbeitsunfähigkeit bestehen besondere Regeln für den Verfall. Hat der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet und wird erst dann dauerhaft arbeitsunfähig oder voll erwerbsgemindert, kann die vorherige Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten entscheidend sein (BAG, 20.12.2022 – 9 AZR 245/19).

Das BAG hat außerdem eine Ausnahme für den Fall behandelt, dass die Arbeitsunfähigkeit so früh im Jahr eintritt, dass dem Arbeitgeber die vorherige Erfüllung seiner Obliegenheiten tatsächlich nicht möglich war (BAG, 31.01.2023 – 9 AZR 107/20). Ein pauschaler Verweis auf „15 Monate“ ohne Betrachtung des Jahresverlaufs ist deshalb unzureichend.

Benötigt werden insbesondere Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit, gegebenenfalls Zeiten tatsächlicher Arbeit, der Urlaubsbestand pro Jahr und die erteilten Hinweise. Eine Zusammenrechnung aller Resttage ohne Zuordnung zu den Jahren erschwert die Prüfung.

9. Auszahlung bei Beendigung

Eine wichtige Grenze für Vergleiche hat BAG, 03.06.2025 – 9 AZR 104/24 bestätigt: Während des noch bestehenden Arbeitsverhältnisses kann auf gesetzlichen Mindesturlaub auch in einem gerichtlichen Vergleich nicht verzichtet werden. Das gilt auch bei feststehendem Ende und bis dahin andauernder Arbeitsunfähigkeit. Ein bereits entstandener Abgeltungsanspruch nach Beendigung ist davon zu unterscheiden.

Kann bestehender Urlaub wegen der Beendigung ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, sieht § 7 Abs. 4 BUrlG die Abgeltung vor. Solange das Arbeitsverhältnis fortbesteht, kann der gesetzliche Erholungsurlaub grundsätzlich nicht beliebig durch Geld ersetzt werden.

Bei der Endabrechnung ist zu klären, welche Tage noch bestehen, welche bereits wirksam gewährt wurden und welche Vergütungsbestandteile für die Berechnung maßgeblich sind. Eine Freistellung erfüllt Urlaub nicht allein deshalb, weil der Arbeitnehmer faktisch nicht arbeitet. Die Freistellungserklärung und die Umstände der Gewährung müssen geprüft werden.

Geldansprüche sollten nach dem Ausscheiden zügig geltend gemacht werden. Vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen und die Verjährung können relevant sein. Wer über einen Aufhebungsvertrag verhandelt, sollte den Urlaubsbestand vor einer umfassenden Erledigungsklausel klären.

10. Welche Unterlagen weiterhelfen

Für die Prüfung werden Vertrag und Tarifregelungen, Arbeitstage pro Woche, Eintritts- und gegebenenfalls Austrittsdatum, Urlaubsanträge und Genehmigungen, Urlaubsübersichten, Verfallshinweise, Krankheitszeiträume und Vergütungsabrechnungen benötigt. Bei einem Wechsel kommt die Urlaubsbescheinigung des bisherigen Arbeitgebers hinzu.

Die Checkliste Urlaub hilft, diese Angaben nach Jahren zu ordnen. Bei streitigem Resturlaub sollte die Anfrage den Zeitraum und die Herkunft des jeweiligen Guthabens möglichst konkret benennen.