Arbeitszeugnis: Inhalt, Bewertung und Berichtigung

1. Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis?

Nach § 109 Abs. 1 GewO besteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zeugnis. Ein einfaches Zeugnis beschreibt mindestens Art und Dauer der Tätigkeit. Ein qualifiziertes Zeugnis erstreckt sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten. Wer diese Bewertung benötigt, sollte das qualifizierte Zeugnis ausdrücklich verlangen.

Ein Zeugnis ist keine beliebige Selbstdarstellung des Arbeitnehmers und auch kein Instrument für nachträgliche Auseinandersetzungen. Es soll dem beruflichen Werdegang angemessen und sachlich zutreffend sein. Schon die Tätigkeitsbeschreibung verdient deshalb Aufmerksamkeit: Fehlen wesentliche Aufgaben, Verantwortungsbereiche oder eine tatsächlich ausgeübte Leitungsfunktion, kann das berufliche Bild unvollständig werden.

2. Was eine Prüfung erfassen sollte

Prüfen Sie zuerst die Tatsachen: Stimmen Arbeitgeber, Name, Beschäftigungszeitraum, Funktionen und wesentliche Aufgaben? Werden Tätigkeitswechsel oder zusätzliche Verantwortung nachvollziehbar abgebildet? Eine ausführliche Beschreibung nebensächlicher Aufgaben bei gleichzeitigem Weglassen der Kernaufgabe kann das Gewicht verschieben.

Danach folgt die Bewertung: Passen die Aussagen zu Fachkenntnissen, Arbeitsweise, Qualität, Belastbarkeit und Ergebnissen zum tatsächlichen Aufgabenprofil? Sind Leistung und Verhalten jeweils nachvollziehbar beurteilt? Stimmen Einzelbewertungen und zusammenfassende Aussage miteinander überein?

§ 109 Abs. 2 GewO verlangt Klarheit und Verständlichkeit und verbietet Merkmale oder Formulierungen, die verdeckt eine andere Aussage vermitteln sollen. Daraus folgt aber nicht, dass jedes ungewöhnliche Wort automatisch eine negative Botschaft enthält. Maßgeblich ist die konkrete Formulierung im Gesamtzusammenhang.

3. Welche Note kann verlangt werden?

Wer eine überdurchschnittliche Bewertung verlangt, muss entsprechende Leistungen darlegen und gegebenenfalls beweisen. Das BAG ordnet eine gute oder sehr gute Bewertung als überdurchschnittlich ein; die Häufigkeit solcher Noten in einer Branche verschiebt die Darlegungs- und Beweislast nicht von selbst (BAG, 18.11.2014 – 9 AZR 584/13).

Für einen Berichtigungswunsch reichen deshalb allgemeine Aussagen wie „Ich habe immer gut gearbeitet“ oft nicht aus. Hilfreicher sind dokumentierte Zielerreichungen, konkrete Projektergebnisse, frühere Beurteilungen, Anerkennungen und Zeugen, die die Leistung selbst wahrgenommen haben. Ebenso muss der Arbeitgeber eine unterdurchschnittliche Bewertung rechtlich tragfähig begründen.

Eine vereinbarte Zeugnisnote kann eine eigenständige Grundlage schaffen. Deshalb ist zu prüfen, ob in einem Aufhebungsvertrag, Vergleich oder einer sonstigen Vereinbarung bereits ein bestimmter Inhalt zugesagt wurde. Gesetzlicher Anspruch und vertragliche Zusage sind unterschiedliche Ansatzpunkte.

4. Warum isolierte Wortlisten häufig in die Irre führen

Die Bewertung eines Zeugnisses darf nicht auf das Zählen einzelner Verstärker reduziert werden. Bedeutung haben Tätigkeit, üblicher Aufbau, Zusammenhang und Vollständigkeit. Ein positives Gesamturteil kann durch widersprüchliche Aussagen problematisch werden; umgekehrt muss eine knappe Formulierung nicht zwingend eine verdeckte Abwertung enthalten.

Auch das Weglassen eines Merkmals lässt sich nur anhand des konkreten Berufs- und Aufgabenbildes bewerten. Statt aus jeder Abweichung einen Vorwurf abzuleiten, sollte die Prüfung benennen, welche Aussage sachlich fehlt oder falsch ist und weshalb sie für die ausgeübte Tätigkeit erheblich ist. Das verbessert zugleich die Grundlage für eine sachliche Korrekturanforderung.

5. Dank, Bedauern und Zukunftswünsche

Ein gesetzlicher Anspruch auf eine bestimmte Dankes-, Bedauerns- oder Wunschformel besteht nicht allgemein. Solche persönlichen Empfindungen zählen nach BAG, 11.12.2012 – 9 AZR 227/11 nicht zum notwendigen Zeugnisinhalt. Eine unbefriedigende Schlussformel verschafft deshalb nicht automatisch einen Anspruch auf die gewünschte positive Ersatzformulierung.

Eine ausdrückliche vertragliche Zusage kann anders zu beurteilen sein. Wer im Rahmen einer Beendigung über das Zeugnis verhandelt, sollte daher nicht nur die Gesamtnote ansprechen, sondern bei Bedarf auch die Schlussformel und den konkreten Text. Eine präzise Regelung ist leichter zu beurteilen als eine allgemeine Formel vom „wohlwollenden“ Zeugnis.

6. Papierzeugnis und elektronische Form

§ 109 Abs. 3 GewO erlaubt inzwischen die elektronische Erteilung mit Einwilligung des Arbeitnehmers. Für die gesetzliche elektronische Form sind die Anforderungen des § 126a BGB zu beachten, insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur. Eine eingescannte Unterschrift oder eine gewöhnliche E-Mail ist damit nicht gleichzusetzen.

Ohne entsprechende Einwilligung kann der Arbeitgeber nicht allein deshalb auf eine digitale Datei verweisen, weil dies im Betrieb organisatorisch einfacher ist. Bei einem Papierzeugnis sind insbesondere Unterzeichnung und eine ordnungsgemäße äußere Gestaltung zu prüfen. Die Frage der Form sollte von der Frage nach dem richtigen Inhalt getrennt bearbeitet werden.

7. Berichtigung konkret vorbereiten

Eine sinnvolle Korrekturanforderung bezeichnet die beanstandeten Stellen und erläutert, was daran falsch oder unvollständig ist. Bei einer fehlenden Tätigkeit sollte diese konkret beschrieben werden. Bei einer besseren Leistungsbewertung sollten die dazugehörigen Tatsachen und Belege zusammengestellt werden. Ein vollständiger Formulierungsvorschlag kann die Einigung erleichtern, ist aber nicht automatisch verbindlich.

Die ursprüngliche Fassung sollte aufbewahrt werden. Auch frühere Entwürfe, Zwischenzeugnisse, Leistungsbeurteilungen und Zusagen gehören in die Unterlagen. So lässt sich nachvollziehen, ob sich der Streit um objektive Tatsachen, eine Leistungsbewertung oder die Umsetzung einer bereits getroffenen Vereinbarung dreht.

Für Arbeitgeber hilft eine entsprechend strukturierte Prüfung: Welche Aufgaben sind gesichert, auf welcher Grundlage erfolgt die Bewertung, und passen die einzelnen Teile zusammen? Ein standardisierter Text sollte an die tatsächliche Tätigkeit angepasst werden.

8. Fristen und gerichtliche Durchsetzung

Zeugnisansprüche sollten zeitnah verfolgt werden. Neben der regelmäßigen Verjährung nach §§ 195, 199 BGB können wirksame Ausschlussfristen oder weitere Einwendungen relevant werden. Welche Frist gilt, hängt auch vom Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und der Art des verlangten Anspruchs ab.

Im gerichtlichen Verfahren muss klar sein, ob erstmals ein Zeugnis erteilt, eine konkrete Aussage berichtigt oder eine vereinbarte Fassung umgesetzt werden soll. Für die erste Instanz gilt die besondere Kostenregelung des § 12a ArbGG: Die eigene anwaltliche Vertretung wird grundsätzlich nicht allein wegen des Obsiegens von der Gegenseite erstattet.

Die Checkliste Arbeitszeugnis führt durch die Vorbereitung. Für eine Beratung sollten das vollständige Zeugnis und die tatsächliche Tätigkeitsbeschreibung zusammen vorgelegt werden.